AI locale o cloud: quando i dati non devono uscire dall’azienda

Prima domanda: dove va a finire il documento dopo che l’hai incollato

Quando incolli un contratto in una chat AI nel cloud, il testo viene inviato ai server del fornitore (OpenAI, Anthropic, Google, DeepSeek), elaborato lì e la risposta torna indietro. Cosa succede dopo dipende dal contratto: le versioni business permettono di escludere i dati dall’addestramento e di limitarne la conservazione; le versioni gratuite per uso personale spesso no, e in molti uffici si usano proprio quelle.

Con l’AI locale il modello gira su una macchina dentro la tua rete. Il documento viene letto lì, la risposta nasce lì, e nessun byte esce. La verifica che faccio sempre alla consegna è staccare internet e fare una domanda: se l’assistente risponde, il flusso è locale. Attenzione a una confusione frequente: un programma installato sul PC che in realtà chiama un servizio esterno non è AI locale, è un cloud con un’icona sul desktop.

Cosa dice davvero la legge, e cosa dicono i numeri

La Legge 23 settembre 2025 n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025, stabilisce che chi usa l’AI deve avere competenze adeguate e che i professionisti intellettuali devono informare i clienti sull’uso di sistemi AI nella prestazione. Non dice «vietato il cloud» e non dice «obbligatorio il locale»: dice che devi sapere cosa fai con i dati e dirlo a chi te li affida. Per uno studio, questo si traduce in una scelta consapevole e scritta, non in un divieto.

Sul lato pratico, l’Istat («Imprese e ICT 2025») rileva che tra le imprese italiane che usano l’AI l’uso più diffuso è l’estrazione di informazioni da documenti, il 70,8%. È esattamente il lavoro per cui la domanda «locale o cloud?» si pone di più: i documenti sono la materia prima, e sono quasi sempre la parte riservata dell’azienda.

Cosa sanno fare oggi i modelli locali, e cosa no

Voglio essere onesto qui, perché è il punto su cui si sbaglia di più. Un modello open che gira su un Mac o su un server con una scheda grafica è meno capace dei modelli cloud più grandi. Non è una differenza da poco, ma non è nemmeno un problema per tutti i lavori.

Va bene, spesso molto bene, per: cercare dentro fascicoli e manuali e rispondere citando il file e il passaggio; riassumere contratti, verbali e relazioni; classificare email e documenti; estrarre campi da PDF leggibili; scrivere bozze in italiano e in inglese. Va peggio per: ragionamenti lunghi a più passaggi; tabelle complesse; confronti tra molti documenti insieme; lingue diverse da italiano e inglese; molte persone che lo usano nello stesso momento. La differenza si misura solo sul tuo caso: per questo, prima di consegnare, preparo venti-trenta domande vere con la risposta giusta accanto e ti do il rapporto, domanda per domanda.

Hardware e costi ricorrenti: cosa paghi una volta e cosa paghi ogni mese

La macchina tipica per uno studio o un ufficio di poche persone è un Mac con molta memoria unificata; per volumi grandi o più utenti insieme serve un server con una scheda grafica dedicata. In genere costa tra 1.500 e 5.000 €: è una stima dichiarata, non un prezzo che posso garantire, e la scheda con due o tre configurazioni te la preparo prima dell’acquisto. L’hardware resta escluso dal mio lavoro, che parte da 2.900 € + IVA.

Sui costi ricorrenti la differenza è netta. In locale non c’è nessun abbonamento ai modelli: paghi la corrente e, quando serve, l’assistenza a chiamata per aggiornamenti e aggiunte. Nel cloud non compri hardware, ma i modelli si pagano a consumo: per un assistente su un canale, indicativamente 5-30 € al mese. In entrambi i casi non ho canoni: la manutenzione è a blocchi di 10 ore a 750 € + IVA, e se non chiami non paghi.

Quando basta il cloud con le impostazioni giuste

Il locale non è la risposta a tutto, e proporlo a chi non ne ha bisogno è un modo per fargli spendere il doppio. Il cloud basta quando i documenti non contengono dati riservati di terzi o segreti industriali, e quando il fornitore offre un contratto business con esclusione dall’addestramento, conservazione limitata e accordo sul trattamento dei dati. Bozze di email, testi commerciali, descrizioni prodotto, riassunti di normative pubbliche: tutto questo sta bene nel cloud, con regole d’uso scritte. Come si impostano quegli account e cosa scrivere nel registro degli strumenti lo trovi in /ai-gdpr-dati-aziende-verona/ e in /policy-ai-aziendale-registro-strumenti/.

Cinque domande a cui rispondi in fretta

È il quiz che uso io al primo confronto. Rispondi sì o no.

1. C’è una clausola di riservatezza, un segreto professionale o un brevetto in corso che vieta di mandare i documenti a un servizio esterno?
2. I documenti contengono dati di persone terze (clienti, pazienti, dipendenti, controparti)?
3. Il lavoro è soprattutto cercare, riassumere e ritrovare, più che ragionare a lungo su casi nuovi?
4. Lo useranno poche persone, non decine nello stesso momento?
5. C’è una persona che controlla ogni risposta prima di usarla?

Due «sì» alle prime due domande: locale, senza discutere. Un «sì» alla prima e «no» alla seconda: locale per quei documenti, cloud per il resto (sistema misto). «No» alle prime due: cloud con contratto business e regole scritte. Le domande 3 e 4 dicono se il locale ha buone probabilità di bastare; la 5 vale in tutti i casi, perché la responsabilità della risposta resta alla persona, non al modello.

Cosa faccio io

Se il quiz porta al locale, installo modelli open su una macchina tua e ci costruisco sopra l’assistente sui documenti, con regole d’uso e test di qualità: /ai-locale-dati-che-restano-in-azienda/. Se basta il cloud, lo stesso assistente esiste con un motore esterno e cita il file e il passaggio da cui ha preso la risposta: /chat-documenti-contratti-bandi-normative-verona/. Nel dubbio, un pilota a prezzo fisso da 890 € + IVA su un flusso solo, con il criterio di successo scritto prima, dice se la strada regge prima di comprare qualsiasi macchina.

Errori da evitare

• Comprare il server prima di aver provato: si dimensiona dopo un test sui documenti veri, non prima.
• Chiamare «locale» un programma che chiama API esterne: la prova del cavo staccato non si salta.
• Usare l’account gratuito personale con documenti riservati, «tanto è solo una prova».
• Aspettarsi dal modello locale la qualità del cloud più grande: si misura, non si spera.
• Nessuna regola d’uso scritta: senza, la scelta locale-cloud la fa ogni persona per conto suo, ogni giorno.

Se vuoi che risponda alle cinque domande con te, scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: un documento tipico (anche anonimizzato) e la domanda che vorresti fargli.