Un assistente interno che risponde su manuali, procedure e onboarding, citando la fonte

Le due persone a cui tutti chiedono tutto

In un’azienda di 10-50 persone la conoscenza sta in due posti: nei manuali che nessuno apre e nella testa di due o tre persone che ci sono da vent’anni. Il risultato è che le stesse domande arrivano sempre a loro. Come si fa il cambio formato sulla linea 2. Dov’è il modulo per segnalare una non conformità. Quanto deve stare fermo il pezzo prima del controllo. Cosa dice la procedura se manca il DPI.

Il momento in cui il problema diventa visibile è quasi sempre uno di questi due: entra una persona nuova e per settimane ha bisogno di qualcuno accanto, oppure qualcuno fa una cosa «come si è sempre fatta» e la procedura diceva un’altra cosa. Nel primo caso si perde il tempo di due persone invece di una; nel secondo si perde un pezzo, una consegna o, nei casi brutti, la sicurezza.

Non è un caso che estrarre informazioni dai documenti sia l’uso di AI più diffuso tra le imprese italiane che la usano: il 70,8% secondo Istat (Imprese e ICT 2025, istat.it). È il caso in cui la tecnologia fa una cosa noiosa e la fa bene: cerca nel testo e riporta quello che c’è scritto.

Cosa ti consegno alla fine

Un assistente che risponde alle domande di chi lavora, leggendo solo i documenti che l’azienda gli ha dato. Ogni risposta arriva con il paragrafo di origine, il nome del file e la pagina: chi chiede può aprire la fonte e controllare. Se la risposta non c’è nei documenti, l’assistente dice che non c’è, invece di inventarla.

In concreto consegno:

• Una chat accessibile da browser, protetta da login, oppure collegata a Microsoft Teams o a un numero WhatsApp Business interno, a seconda di dove sta chi deve chiedere (in ufficio o in reparto con il telefono in tasca).
• Una cartella condivisa dei documenti che l’assistente rilegge quando cambia un file. La gestione resta vostra: sostituite il manuale, e la risposta cambia.
• Un registro delle domande fatte, utile per due cose: capire cosa manca nei documenti e vedere quali procedure vengono cercate più spesso.
• Le regole d’uso scritte, una pagina: cosa chiedere, cosa non chiedere, chi controlla e chi resta responsabile.
• La documentazione tecnica e gli accessi, così l’assistente è vostro e non dipende da me.

Nei servizi veri uso modelli reali (Claude, GPT, Gemini, DeepSeek, oppure modelli locali via Ollama). La demo sul sito è una simulazione del flusso a regole nel browser, senza modelli AI: serve a vedere il meccanismo, non la qualità delle risposte.

Dentro il prezzo e fuori dal prezzo

Nei 2.200 € + IVA è compreso:

• la preparazione dei documenti che avete già (conversione, pulizia delle versioni doppie, suddivisione in sezioni leggibili), secondo quello che spiego nella guida su come preparare i documenti aziendali;
• la configurazione dell’assistente su un canale (web, Teams o WhatsApp interno);
• il test con 20 domande reali, raccolte tra chi le fa davvero, con le risposte controllate insieme prima della consegna;
• le regole d’uso e la messa a punto dopo il test.

Resta fuori:

• scrivere i manuali che mancano: se una procedura esiste solo nella testa del capo reparto, l’assistente non può leggerla. Posso aiutare a metterla per iscritto, ma è un lavoro a parte, a 80 € l’ora;
• le licenze di Microsoft 365 o WhatsApp Business e i costi dei modelli a consumo, che vanno sull’account vostro;
• l’hardware, nella versione in locale.

Cosa mi serve da te prima di partire

Tre cose, e nessuna richiede un tecnico:

1. I documenti, in formato digitale. PDF e Word vanno bene; le scansioni vanno bene se sono leggibili. Le foto dei manuali fatte con il telefono, in genere, no.
2. Una persona che sappia dire cosa è aggiornato. Non serve che legga tutto: serve che sappia dire «questo è quello buono, quello vecchio buttalo».
3. Venti domande vere. Le raccogliamo in un giorno chiedendo a chi le fa: sono la base del test e dicono subito se i documenti rispondono davvero.

Per i canali servono gli accessi: un amministratore di Microsoft 365 per Teams, oppure un numero dedicato per WhatsApp Business. Per la versione in locale serve un computer in azienda con abbastanza memoria; il dimensionamento lo faccio io ed è spiegato nella pagina sull’AI locale.

Quanto ci vuole e da cosa dipende

Con i documenti in ordine, l’assistente è pronto per il test in una o due settimane, e la consegna arriva una settimana dopo, quando le 20 domande hanno risposte controllate. Quello che allunga i tempi è quasi sempre lo stesso: documenti in più versioni, scansioni illeggibili, procedure che esistono solo a voce. Per questo la preparazione dei documenti viene prima di tutto.

Dopo la consegna non c’è manutenzione fissa. L’aggiornamento dei documenti lo fate voi. Per il resto (un reparto in più, un canale nuovo, un modello migliore da montare) c’è l’assistenza a chiamata: blocchi di 10 ore a 750 € + IVA, senza canone.

Il prezzo, e cosa succede dopo

2.200 € + IVA una tantum per l’assistente su un canale; 50% alla partenza, 50% alla consegna. Costi dei modelli a consumo sull’account vostro, indicativamente 5-30 € al mese. Versione in locale da 2.900 € + IVA, hardware escluso, per chi ha disegni, brevetti o clausole di riservatezza che vietano di mandare i documenti fuori.

Niente abbonamento. Se tra un anno l’assistente fa il suo lavoro e non serve altro, non spendete altro.

Esempio dimostrativo — un operatore nuovo al reparto

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda meccanica di 25 persone con una sessantina di documenti tra manuali macchina, procedure qualità, istruzioni di sicurezza e moduli. Entra un operatore nuovo sulla linea di confezionamento. Il primo giorno gli spiegano le cose principali; dal secondo giorno, invece di cercare il capo turno, scrive nel gruppo WhatsApp interno: «cambio formato da 500 a 750 ml, cosa devo regolare?». L’assistente risponde con i quattro passaggi della procedura e il riferimento al manuale, pagina 12. Il capo turno lo raggiunge solo per verificare che abbia fatto giusto, non per spiegare da capo.

Nelle prime settimane il registro delle domande mostra che una decina di richieste riguardano un modulo che non esiste in formato digitale: l’azienda lo scrive, lo mette nella cartella, e da quel momento l’assistente lo trova. (esempio, non un caso reale)

Quando non serve, o non ancora

• Se i documenti non ci sono. Un assistente su tre file da due pagine non vale 2.200 €: prima si scrivono le procedure, poi si pensa a interrogarle.
• Se le domande sono di giudizio, non di procedura. «Questo pezzo passa o non passa?» non ha la risposta in un manuale; la dà una persona. L’assistente aiuta a trovare la tolleranza scritta, non a decidere.
• Se vi serve un assistente per i clienti. Questo è interno; per rispondere ai clienti su contratti, bandi o normative c’è la chat sui documenti, che ha regole e canali diversi.
• Se il problema vero è che non vi parlate. Nessuna chat sostituisce un capo reparto che spiega le cose. L’assistente toglie le domande ripetitive, non la formazione delle persone.

In ogni caso restano a carico vostro il controllo delle risposte e la responsabilità di quello che si fa in reparto: l’assistente cita, non decide.

Come si parte

Scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: l’elenco dei documenti che avete (anche solo i nomi dei file) e tre domande che oggi finiscono sempre alle stesse persone. Ti dico entro pochi giorni se i documenti bastano, quanto tempo serve e se conviene la versione cloud o quella in locale. Il primo confronto è gratuito. Se l’ufficio ha altri flussi da sistemare, la panoramica sta nella pagina sull’AI per la PMI che produce.