Follow-up automatico sulle offerte: nessun preventivo dimenticato

L’offerta è uscita, poi silenzio

Il commerciale prepara il preventivo, lo manda, passa alla richiesta successiva. Il cliente lo legge, lo mette da parte: deve sentire un socio, aspetta un secondo prezzo. Nessuno lo richiama. Dopo tre settimane l’offerta è ancora «aperta» nel CRM, ma in pratica è morta.

Il problema diventa visibile sempre nello stesso momento: quando un cliente quasi pronto ha comprato altrove e alla domanda «perché?» risponde «non vi ho più sentiti». Non ha scelto il concorrente per il prezzo; l’ha scelto perché si è fatto vivo.

Nelle PMI con uno o due commerciali il richiamo salta per un motivo banale: nessuno tiene il conto. Le offerte stanno in una cartella email, in un foglio aggiornato a metà, nel gestionale; nessuno apre quella lista il martedì mattina per vedere chi va sentito. Il follow-up lo fa chi si ricorda, quando si ricorda.

Questa pagina fa parte delle automazioni per uffici commerciali e amministrativi che descrivo in AI e automazione per la manifattura; sta a valle del flusso che prepara le bozze di preventivo dalle richieste email.

Cosa costruisco: il richiamo pronto al giorno giusto

Il flusso legge il tuo elenco di offerte e per ognuna conta i giorni dall’invio. Alla soglia fissata, fa tre cose.

1. Scrive la bozza del richiamo. Non un testo uguale per tutti: cita cliente, oggetto, importo e data, e usa uno dei tre modelli che scrivo insieme a te (primo contatto leggero, secondo più diretto, terzo che chiede se l’esigenza è ancora aperta). Il modello AI adatta il testo al caso, il tono è il tuo.
2. Decide se mandarlo o chiedere. Sotto la soglia di importo che scegli, il messaggio parte da solo, via email o WhatsApp. Sopra, il commerciale riceve la bozza con due pulsanti: manda, oppure modifica. Nulla di importante parte senza che una persona l’abbia visto.
3. Aggiorna lo stato. L’offerta passa da «inviata» a «richiamata 1», «richiamata 2», «ferma», «vinta» o «persa». Se il cliente risponde, il flusso lo rileva e ferma i richiami successivi.

Ti consegno anche una vista unica, sul CRM o sul foglio, con le offerte aperte e il prossimo passo per ognuna: chi va richiamato oggi, chi è fermo da troppo, quanto vale il totale in sospeso.

Cosa è compreso negli 890 € e cosa no

Incluso nel pilota a 890 €:

• lettura delle offerte dal tuo CRM (via API o export) o da un foglio condiviso;
• i tre modelli di messaggio scritti insieme a te, su un canale (email o WhatsApp);
• le regole: giorni tra un richiamo e l’altro, soglia di importo per l’invio automatico, stop quando il cliente risponde;
• la notifica al commerciale con approvazione in un clic;
• la vista dello stato offerte;
• test su un mese di offerte reali, messa a punto inclusa, documentazione e consegna degli accessi.

Escluso:

• un CRM nuovo: non lo installo né lo migro; per il pilota basta un foglio;
• il secondo canale (email più WhatsApp insieme) e l’aggancio a più sistemi contemporaneamente: è un sistema su misura, da 4.500 €;
• l’account WhatsApp Business API e i costi dei messaggi, che restano sul tuo contratto;
• i costi dei modelli AI, a consumo, sul tuo account;
• le telefonate: il flusso ti dice chi chiamare, non chiama.

Le tre cose che ti chiedo per partire

L’elenco delle offerte. Un export dal CRM o dal gestionale, oppure il foglio che usate, con almeno data di invio, cliente, contatto, importo e stato. Se manca lo stato, lo aggiungo io durante il pilota.

I richiami che hai già scritto. Dieci o venti email o messaggi mandati a mano negli ultimi mesi. Servono a ricavare il tuo tono: c’è chi dà del tu e chi del lei, chi cita il prezzo e chi no.

Gli accessi. La casella email da cui partono i richiami (quella del commerciale, non un «noreply»), oppure il numero WhatsApp Business con API attive; la chiave API del CRM se c’è. Gli accessi restano tuoi, li restituisco documentati.

Se non hai nemmeno l’elenco, la checklist per un’azienda pronta al pilota dice cosa preparare.

Tempi: da cinque a sette settimane, e i due colli di bottiglia

Costruzione: una o due settimane da quando ho elenco, esempi e accessi. Poi tre o quattro settimane di prova su offerte vere, perché serve un ciclo completo per vedere tutti e tre i richiami in azione. In tutto, tra cinque e sette settimane dalla partenza alla consegna.

I colli di bottiglia sono due: l’accesso al CRM (se l’API va attivata dal fornitore del software, si aspetta lui) e l’account WhatsApp Business API, che se non c’è richiede una verifica di durata variabile. Per questo, quando c’è fretta, il pilota parte dall’email.

890 € a prezzo fisso, e dopo si paga solo quando serve

Il prezzo è 890 € + IVA, scritto prima: metà alla partenza, metà alla consegna. Prima di iniziare metto nero su bianco con te il criterio di successo, per esempio «entro 30 giorni ogni offerta senza risposta riceve almeno due richiami senza intervento manuale» o «il commerciale vede ogni mattina le offerte da sentire». Se dopo la messa a punto il criterio non è raggiunto, il saldo non si paga. Come funziona nel dettaglio è nella pagina del pilota a prezzo fisso.

Dopo la consegna il flusso è tuo: codice, accessi, documentazione. Non c’è canone. Se vuoi cambiare i testi, aggiungere una soglia o adattarlo a un CRM nuovo, c’è l’assistenza a chiamata: 10 ore a 750 €, a scalare, oppure 80 € l’ora a consumo.

Esempio dimostrativo: 40 offerte al mese, tre richiami

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda che produce componenti su disegno, con un commerciale interno e circa 40 offerte al mese, tra i 300 e i 15.000 €. Il CRM c’è, ma lo stato viene aggiornato solo quando arriva un ordine.

Il flusso è impostato così: primo richiamo a 3 giorni («hai ricevuto tutto? c’è qualcosa da chiarire?»), secondo a 10 giorni (con la disponibilità a rivedere quantità o consegna), terzo a 20 giorni («l’esigenza è ancora aperta?»). Sotto i 1.000 € i messaggi partono da soli; sopra, il commerciale li approva dal telefono in trenta secondi.

Dopo un mese, il commerciale non apre più la cartella «offerte inviate» per ricordarsi chi sentire: ogni mattina ha quattro o cinque nomi con la bozza pronta. Una parte dei clienti risponde al primo messaggio chiedendo tempo, e questo basta a tenere l’offerta viva; qualcuno risponde al terzo dicendo che ha scelto altro, e almeno lo si sa. Le offerte ferme senza notizie diventano poche, e il tempo speso a richiamare cala invece di crescere. (esempio, non un caso reale)

Quando il follow-up automatico non conviene

• Fai meno di dieci offerte al mese. Le richiami a mano in mezz’ora a settimana; un promemoria in agenda costa zero.
• Le tue offerte si chiudono a voce. Se ogni preventivo nasce da una trattativa telefonica e il richiamo è una chiamata, il flusso serve poco: per la lista di chi chiamare basta un filtro sul foglio.
• Non hai un elenco delle offerte, nemmeno approssimativo. Prima si mette ordine, poi si automatizza. Se il problema a monte è che le richieste arrivano via email e nessuno le registra, parti dal flusso che le legge e prepara la bozza, oppure dall’assistente che smista le email dei clienti.
• Vuoi che il flusso «chiuda» le trattative. Non lo fa. Tiene viva l’offerta e ti dice quando intervenire; vendere resta un lavoro tuo, come la responsabilità di quello che parte a nome tuo.
• I tuoi clienti non vogliono messaggi automatici. Capita in alcuni settori con pochi grandi clienti: lì tengo tutto in approvazione manuale, oppure ti consiglio di non farlo.

Per iniziare: dieci offerte e i tuoi richiami

Il primo confronto è gratuito. Mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it con l’export di dieci o venti offerte recenti (nomi dei clienti oscurati), tre o quattro richiami che hai scritto a mano e una riga sul CRM o sul foglio che usate. Ti dico se il flusso ha senso per i tuoi volumi, cosa entra nel pilota e quale criterio di successo scriverei. Se preferisci parlarne prima a voce, scrivimi su WhatsApp.

Lavoro di persona a Verona ed entro un’ora di strada (Vicenza, Mantova, Brescia, Trento, Garda), a distanza in tutta Italia; italiano e inglese.