Audit dei processi automatizzabili: mezza giornata in azienda e un rapporto che dice dove conviene

Il momento in cui serve: prima di spendere, non dopo

Il bisogno nasce quasi sempre così: il titolare ha ascoltato un webinar, ha visto un concorrente che «usa l’AI», ha ricevuto un preventivo per un chatbot e non sa se ha senso. In azienda ci sono dieci cose che si fanno a mano e non è chiaro quale conviene toccare per prima. Chi vende software risponde «tutte», chi non ci capisce risponde «nessuna».

Non è un problema solo tuo. L’indagine Unioncamere-Dintec del settembre 2026 dice che almeno sei imprese su dieci interessate all’AI rinunciano per mancanza di competenze; l’Osservatorio del Politecnico di Milano (maggio 2026) conta il 76% delle PMI che non ha investito né prevede di farlo. Il motivo, a mio avviso, non è la mancanza di voglia: è che nessuno ha guardato i processi da vicino e ha dato una risposta con i numeri.

L’audit serve a questo: una mezza giornata in cui guardo come si lavora davvero, non come si racconta nelle riunioni, e un rapporto che dice dove conviene, dove non conviene e in che ordine.

Come passo la mezza giornata in azienda

Vengo in azienda, a Verona ed entro un’ora di strada (Vicenza, Mantova, Trento, Brescia, Garda), oppure ci colleghiamo online in tutta Italia. Quattro ore, così divise:

1. Mezz’ora con il titolare: cosa costa oggi in tempo e in errori, cosa lo tiene sveglio, cosa ha già provato.
2. Due ore e mezza con chi fa il lavoro: mi siedo accanto all’amministrazione, all’ufficio ordini, alla segreteria. Guardo lo schermo, conto i clic, chiedo «e se manca questo dato?». È qui che escono i processi veri: quelli che nessuno cita in riunione perché «si è sempre fatto così».
3. Un’ora di chiusura: elenco a voce i processi trovati, dico subito quali mi sembrano promettenti e quali no, raccolgo i volumi (quanti ordini, quante email, quante pratiche al mese).

Prendo appunti io. Le persone continuano a lavorare: l’audit non blocca la giornata di nessuno.

Il rapporto che ricevi entro cinque giorni

Entro 5 giorni lavorativi ti mando un rapporto scritto in italiano semplice, di solito 6-10 pagine, senza slide. Per ognuno dei 5-8 processi valutati trovi:

• cosa succede oggi, descritto passo per passo come l’ho visto;
• ore stimate che il processo assorbe al mese, calcolate con i volumi che mi avete dato;
• cosa si può automatizzare e cosa deve restare in mano a una persona (controllo, decisione, responsabilità);
• rischio: dati disordinati, gestionale senza export, casi eccezionali troppo frequenti;
• costo indicativo con i miei prezzi pubblici: pilota a 890 €, sistema su misura da 4.500 €, o semplicemente una procedura scritta e mezza giornata di formazione;
• ordine consigliato: da quale partire e perché.

C’è sempre una sezione «da non automatizzare»: processi che sembrano candidati perfetti e non lo sono, perché i volumi sono bassi, perché il costo dell’errore è alto o perché la soluzione è organizzativa e non tecnica. Un rapporto che consiglia tutto non serve a nessuno.

Cosa c’è dentro i 490 € e cosa resta fuori

Incluso: la telefonata preparatoria di 20 minuti, la mezza giornata in azienda o online, il rapporto scritto, una chiamata di 30 minuti dopo la consegna per rispondere alle domande.

Escluso: l’implementazione. L’audit non costruisce nulla, e lo dico chiaramente perché è il suo valore: quando ti consiglio un processo, non lo faccio per vendertelo quel giorno. Esclusi anche: pareri legali o fiscali, la scelta di un gestionale nuovo, la trasferta oltre l’ora di strada (che quoto a parte, oppure si fa online).

Cosa mi serve da te prima di venire

Poco, ma serve davvero:

• una lista dei programmi in uso: gestionale (nome e versione), posta, fogli condivisi, CRM, e-commerce, WhatsApp Business;
• la disponibilità delle persone che fanno il lavoro, non solo del titolare: senza di loro vedo la teoria;
• i volumi a spanne: ordini al mese, email al giorno, pratiche all’anno. Non servono numeri precisi, li affiniamo insieme;
• facoltativo: qualche documento anonimizzato (un ordine tipo, una richiesta di preventivo, un sollecito).

Non mi servono accessi ai sistemi: nella mezza giornata guardo lo schermo di chi lavora. Gli accessi entrano in gioco solo se poi si parte con un pilota.

Tempi e da cosa dipendono

Dalla telefonata alla visita passano di solito una o due settimane, in base alle agende. Il rapporto arriva entro 5 giorni lavorativi dalla visita. L’unica dipendenza vera è la presenza delle persone giuste il giorno dell’audit: se l’ufficio ordini è in ferie, rimandiamo, non fingo di aver visto.

Il rapporto non ha manutenzione. Se dopo sei mesi l’azienda cambia (nuovo gestionale, nuovo reparto), un aggiornamento si fa a ore, a 80 € l’ora, senza rifare tutto.

Prezzo e cosa succede dopo il rapporto

490 € + IVA: 50% alla partenza, 50% alla consegna del rapporto, con fattura.

Dopo il rapporto hai tre strade, e nessuna è obbligata:

• Un pilota a prezzo fisso sul processo in cima alla lista: 890 €, criterio di successo scritto prima, e i 490 € dell’audit si scalano per intero. Come funziona lo trovi nella pagina del programma pilota a prezzo fisso.
• Formazione in azienda: se dal rapporto emerge che il primo passo è insegnare alle persone a usare gli strumenti, c’è la mezza giornata sul vostro processo a 900 €.
• Il pacchetto voucherabile: se vuoi presentare un progetto alla Camera di Commercio, l’audit è la prima voce del pacchetto pensato per il voucher, da 4.900 €.

Oppure niente: tieni il rapporto, lo usi con chi vuoi. Non ci sono canoni, abbonamenti o «percorsi» da firmare. Se in futuro serve una mano, c’è l’assistenza a chiamata a blocchi di 10 ore (750 €).

Esempio dimostrativo — un’azienda di 12 persone

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda di impianti con 12 persone tra ufficio e officina, a Villafranca. Il titolare mi chiama perché «vorrebbe fare qualcosa con l’AI» ma teme di buttare soldi.

Nella mezza giornata trovo 7 processi: preventivi da richieste email, ordini fornitori, bolle da ricopiare nel gestionale, rapportini dei tecnici in foto su WhatsApp, solleciti di pagamento, gestione delle recensioni, rendicontazione ore. Il rapporto ne consiglia 2: i preventivi (circa 20 al mese, l’ufficio ci mette una ventina di ore) e i rapportini dei tecnici (fotografie da ribattere a mano). Ne sconsiglia 1: le recensioni, sono una decina all’anno e il titolare risponde meglio a mano. Gli altri 4 li segna come «forse, dopo», perché il gestionale non esporta dati puliti. Ordine consigliato: pilota sui preventivi, poi rapportini. Costo dell’audit: 490 €, scalati dal pilota. (esempio, non un caso reale)

Quando l’audit non conviene

• Sai già qual è il processo. Se hai un solo dolore chiaro (i preventivi, i solleciti, gli ordini da PDF) vai dritto al pilota da 890 €: risparmi una mezza giornata di agenda e due settimane di attesa.
• Meno di 3 persone in ufficio. I processi si contano sulle dita: bastano una chiacchierata gratuita e magari una prova su un caso reale.
• I dati sono ancora su carta. Se ordini e pratiche non sono digitalizzati, l’audit ti direbbe solo «prima digitalizza»: te lo dico gratis al telefono.
• Vuoi una lista di software da comprare. Non è questo: il rapporto valuta processi, non prodotti.

In ogni caso il rapporto propone, non decide: la scelta su cosa fare, e la responsabilità di quello che poi gira in azienda, restano tue.

Come si parte

Scrivimi su WhatsApp al +39 351 962 9422 con due righe: quante persone lavorano in ufficio e quali programmi usate. Oppure mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: un ordine tipo, una richiesta di preventivo, la mail che vi fa perdere più tempo. Il primo confronto è gratuito: se dalla telefonata capiamo che l’audit non serve, te lo dico e ti indico la strada più corta. Se vuoi farti un’idea dei costi complessivi prima di chiamare, c’è la pagina su quanto costa automatizzare una PMI.