Il pilota a prezzo fisso: un flusso, un criterio di successo scritto prima, 890 €

Il preventivo che dice «dipende»

Hai chiesto a un’agenzia o a un consulente quanto costa automatizzare una cosa precisa (le richieste di preventivo, i solleciti, gli ordini via email) e la risposta è stata «dipende», con una forbice larga e una proposta a giornate. Oppure hai già pagato un progetto partito bene e mai arrivato in fondo, perché ogni riunione aggiungeva un pezzo.

Il problema non è la cifra: le richieste spontanee delle PMI su ProntoPro nel 2026 dichiarano budget tra 500 e 3.000 € per un primo lavoro di automazione. Il problema è che nessuno ti dice prima cosa otterrai e come lo verificherai. Secondo Unioncamere-Dintec (settembre 2026) almeno sei imprese su dieci tra quelle interessate all’AI rinunciano per mancanza di competenze: senza un modo per giudicare il risultato, non partire sembra la scelta più prudente. Il pilota serve a togliere questa incertezza. Su cosa costa in generale automatizzare ho scritto una pagina a parte con le fasce di prezzo.

Cosa ti consegno alla fine

Un flusso che gira sul tuo lavoro vero, non una dimostrazione. Alla consegna hai:

• il flusso funzionante, collegato ai programmi che usi già (posta, gestionale o suo export, fogli, WhatsApp Business dove serve), con un punto di controllo umano dove la scelta la deve fare una persona;
• il codice o i flussi n8n/Make e gli accessi a tutti gli account creati per te, intestati a te;
• una documentazione breve in italiano: cosa fa, dove guardare se si ferma, come cambiare le regole più semplici;
• il criterio di successo scritto all’inizio con accanto il risultato misurato durante la prova.

Il criterio è la parte che distingue il pilota da un preventivo a ore. È una frase misurabile, scritta prima che io tocchi una riga di codice: «la bozza di preventivo è pronta entro dieci minuti dall’arrivo della richiesta», «otto solleciti su dieci partono senza intervento», «gli ordini dei tre clienti principali entrano nel gestionale senza ricopiatura». Come si scrive in modo che si possa misurare lo spiego nella guida sul criterio di successo scritto prima.

Dentro il prezzo e fuori dal prezzo

Compreso negli 890 €: la scelta del flusso e la scrittura del criterio (una chiamata o un incontro), la costruzione, il collaudo sui tuoi esempi, il periodo di prova con me disponibile per le correzioni, la messa a punto finale, la consegna con documentazione e un’ora di spiegazione alle persone che lo useranno.

Non compreso: i costi a consumo del modello AI, che paghi direttamente al fornitore (indicativamente 5-30 € al mese per un flusso di questa taglia); le licenze di programmi terzi; le modifiche al tuo gestionale; i lavori che spuntano durante la prova e che non c’entrano con il criterio. Quelli li segno e, se li vuoi, si fanno dopo con l’assistenza a chiamata o in un secondo pilota. L’hardware, nel caso raro di un modello locale, è tuo.

Cosa devi mettere tu sul tavolo

Servono tre cose dalla tua parte, all’inizio.

1. Il processo, raccontato come lo fate oggi. Chi riceve cosa, cosa guarda, dove lo scrive, cosa fa quando manca un dato. Bastano venti minuti al telefono con la persona che lo fa davvero.
2. Esempi veri. Dieci-venti richieste, ordini, documenti o email reali, anonimizzati se contengono dati di terzi. Il criterio si misura su quelli, e i casi strani vanno visti prima.
3. Gli accessi. Un’utenza dedicata sui programmi coinvolti (posta, gestionale o il suo export, fogli, eventuale numero WhatsApp Business). Se il gestionale non ha né API né export, lo verifico prima di firmare e in caso te lo dico: il pilota non parte.

Se non sai se la tua azienda è pronta, ho messo insieme una checklist da scorrere prima di un pilota: dieci domande, cinque minuti.

Quanto dura, e da cosa dipende

Costruzione: una-tre settimane dalla partenza, cioè da quando ho esempi e accessi. Prova: due-quattro settimane sul lavoro vero, con il flusso che gira accanto al modo attuale di fare le cose, così nessuno si trova scoperto. Messa a punto e consegna: pochi giorni.

Le date dipendono più da te che da me: accessi che arrivano dopo due settimane spostano tutto di due settimane, e una prova in cui nessuno usa il flusso non misura niente. Per questo alla partenza fissiamo chi in azienda è la persona di riferimento, con meno di un’ora a settimana. Lavoro da San Martino Buon Albergo: di persona a Verona ed entro un’ora di strada (Vicenza, Mantova, Trento, Brescia, Garda), a distanza in tutta Italia; per un pilota la presenza serve di rado, al massimo all’incontro iniziale.

890 €, in due rate, e cosa succede dopo

Il prezzo è 890 € più IVA: il 50% alla partenza, il 50% alla consegna. Se hai già fatto l’audit dei processi automatizzabili, i 490 € dell’audit si scalano dal primo pilota. La garanzia è una sola e sta scritta nel criterio: se dopo la messa a punto il criterio non è raggiunto, il saldo non si paga e tieni quello che ho costruito. Non prometto risultati economici né altro che non sia nella frase scritta all’inizio.

Dopo la consegna non c’è un canone. Il flusso è tuo: lo tieni così com’è, lo fai mantenere a chi vuoi, o mi chiami quando serve: l’assistenza a chiamata è un blocco di 10 ore a 750 € da usare in dodici mesi, oppure 80 € l’ora a consumo. Se invece il pilota ha funzionato e vuoi allargarlo (più formati, più reparti, integrazione profonda col gestionale), si passa a un sistema su misura, da 4.500 €, con un preventivo scritto sulla base di quello che il pilota ha già dimostrato.

Esempio dimostrativo: i solleciti documenti di uno studio

Esempio dimostrativo — Immagina uno studio commercialista con un’ottantina di clienti in contabilità. A ogni liquidazione IVA la segreteria passa una mattinata a controllare chi non ha ancora mandato le fatture e a scrivere i messaggi uno per uno. Il flusso scelto per il pilota è il sollecito dei documenti mancanti; il criterio scritto prima è «otto solleciti su dieci partono senza intervento della segreteria, e i due restanti vengono segnalati con il motivo».

Costruisco in due settimane un flusso che legge l’elenco dei documenti attesi per cliente, lo confronta con quanto è arrivato nella casella dedicata, prepara il promemoria e lo mette in una coda da approvare con un clic. Prova su una scadenza: circa tre quarti dei solleciti partono da soli, gli altri si fermano perché l’elenco degli attesi era incompleto per alcuni clienti. Messa a punto: si corregge l’elenco, si aggiunge la segnalazione del motivo, alla scadenza seguente la soglia degli otto su dieci viene superata. Saldo pagato, flusso consegnato (esempio, non un caso reale). Se vuoi vedere il meccanismo, sul sito c’è una simulazione del flusso di sollecito e la pagina del servizio per gli studi.

Quando il pilota è la scelta sbagliata

• Il processo cambia ogni settimana. Se le regole non sono stabili, il criterio non si può scrivere e il flusso insegue un bersaglio che si muove. Meglio prima una mezza giornata di formazione per mettere ordine, o l’audit.
• Il volume è basso. Dieci richieste al mese gestite in un’ora non giustificano nemmeno 890 €: te lo dico al primo confronto, che è gratuito.
• Nessuno può seguirlo. Senza una persona di riferimento con meno di un’ora a settimana, la prova non misura nulla e il pilota si trascina.
• Ti serve un sistema intero. Se il lavoro è collegare cinque programmi e tre reparti, il pilota è troppo piccolo: si parte da un pezzo, oppure si va direttamente al sistema su misura con un preventivo scritto.
• Vuoi «vedere cosa fa l’AI» in generale. Per quello c’è la formazione.

Quello che resta a te anche a pilota riuscito: il controllo sui casi che il flusso segnala come dubbi, e la responsabilità di ciò che parte verso clienti e fornitori. Il flusso prepara, una persona decide.

Da dove si parte

Scrivimi su WhatsApp o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: il processo che vorresti automatizzare, come lo fate oggi e due o tre esempi reali (anonimizzati se serve). Il primo confronto è gratuito e finisce in uno di questi modi: una frase di criterio da firmare insieme e la data di partenza, un consiglio di partire da un altro flusso, oppure un «non conviene» detto chiaro.