Portare Copilot, Gemini o ChatGPT nel team: regole, casi d’uso, misura

Le licenze ci sono, l’uso no

Succede in due modi. Il primo: il fornitore IT propone Copilot dentro Microsoft 365 (o Gemini dentro Google Workspace), il titolare dice sì, e dopo tre mesi le licenze le usano due persone su dodici, per scrivere email un po’ più lunghe. Il secondo, più frequente: nessuno ha deciso niente e ognuno usa quello che trova. ChatGPT con l’account personale, Gemini dal telefono, un’estensione scaricata di corsa. Dentro ci finiscono listini, contratti e nomi di clienti.

Il problema diventa una richiesta in due momenti: arriva il preventivo delle licenze e il titolare vuole capire se valgono la spesa, oppure spunta un dato aziendale dove non doveva essere e qualcuno chiede «ma chi usa cosa, qui dentro?».

È la norma, non l’eccezione: per l’Istat («Imprese e ICT 2025») il 16,4% delle imprese con almeno 10 addetti usa una tecnologia AI, il doppio dell’anno prima; per l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI del Politecnico di Milano (maggio 2026) solo il 7% delle PMI ha avviato una formazione strutturata. Lo strumento entra prima delle regole.

Cosa ti consegno alla fine

L’obiettivo: dopo un mese una parte concreta del team usa uno strumento scelto, con le impostazioni a posto, su tre compiti precisi per reparto, e tu sai chi lo usa e per cosa.

• La scelta dello strumento, o la conferma di quello che c’è già. Con Microsoft 365 guardo Copilot, con Google Workspace guardo Gemini, e in entrambi i casi li confronto con ChatGPT per le aziende. Non rivendo licenze di nessuno dei tre: ti dico quale ha senso per come lavorate. Le differenze pratiche le ho messe per iscritto in una guida dedicata, e per ChatGPT c’è una scheda a parte.
• La configurazione delle impostazioni di privacy e condivisione: chi vede cosa, se le conversazioni servono ad addestrare il modello (nei piani aziendali si può escludere), quali cartelle e caselle lo strumento può leggere, con quali account si entra.
• Tre casi d’uso per reparto, scritti come procedure. Non «Copilot fa i riassunti», ma «quando arriva una catena di email con più di cinque messaggi, fai così, controlla questo, non incollare quest’altro». Una pagina ciascuna, con l’esempio.
• Mezza giornata di formazione in azienda (4 ore, fino a 8 persone), sulle procedure appena scritte e sui vostri documenti, anonimizzati dove serve. È lo stesso formato della mezza giornata sul processo, qui puntata sull’uso quotidiano dello strumento.
• Le regole d’uso: una pagina in italiano semplice. Cosa si può incollare e cosa no, chi risponde di un testo generato, quando si avvisa il cliente.
• La misura dopo 30 giorni: torno, o mi collego, e guardiamo i dati d’uso del pannello. Chi ha usato lo strumento, per cosa, dove si è inceppato. Ne esce una lista corta di correzioni.

Cosa è compreso nel prezzo e cosa no

Compreso: la telefonata di mezz’ora iniziale, scelta e configurazione fino a 3 ore, le procedure, la mezza giornata in aula, le regole scritte, la verifica a 30 giorni.

Non compreso: le licenze (le paghi tu al fornitore), le migrazioni tra Microsoft e Google, i lavori sull’infrastruttura IT, la policy AI completa con il registro degli strumenti (è un servizio a parte da 600 €, che si può fare insieme) e le automazioni vere e proprie: se da un caso d’uso nasce l’idea di un flusso che gira da solo, quello è un pilota a prezzo fisso, non una configurazione.

Resta a carico tuo e del team una cosa che nessuna impostazione toglie: il controllo di quello che lo strumento scrive. Una bozza di offerta generata resta una bozza finché una persona non l’ha letta. Lo metto per iscritto nelle regole, perché è il punto che separa un uso utile da un pasticcio.

Cosa mi serve prima di entrare in azienda

• Quale suite usate (Microsoft 365 o Google Workspace) e con quale piano, perché Copilot e Gemini non sono compresi in tutti.
• Un accesso da amministratore al pannello, oppure il vostro fornitore IT in linea per un’ora: le impostazioni le cambio io, o le cambia lui con me accanto.
• L’elenco onesto di cosa già usa la gente, account personali compresi. Non per fare la morale: per non chiudere una porta che qualcuno usa davvero.
• Per ogni reparto coinvolto, due o tre esempi reali del lavoro ripetitivo: email tipo, offerte, riepiloghi, documenti da leggere. Anonimizzati va benissimo.
• Una persona di riferimento in azienda che, passato il mese, continui a tenere d’occhio l’uso.

Quanto ci vuole e da cosa dipende

Dalla telefonata iniziale all’aula passano di solito due settimane: mi servono per leggere gli esempi, scrivere le procedure e sistemare le impostazioni. Poi 30 giorni di uso, poi l’incontro di verifica. In tutto circa sei settimane.

Le dipendenze sono due. Le licenze devono essere attive prima dell’aula: se le compri per l’occasione, i tempi di attivazione li fa il fornitore, non io. E il pannello di amministrazione deve essere raggiungibile: se il fornitore IT tarda, tarda tutto.

900 € e poi? Nessun canone

900 € + IVA, mezza giornata di formazione inclusa, fino a 8 persone. La configurazione è compresa fino a 3 ore; se il vostro ambiente ne richiede di più (più sedi, più domini, gruppi con permessi diversi), le ore in più le conto a 80 € l’ora, dicendolo prima. Trasferta da aggiungere oltre un’ora di strada. Pagamento: 50% alla partenza, 50% alla consegna.

Dopo i 30 giorni nessun canone. Se serve una mano più avanti (un reparto nuovo, un aggiornamento dello strumento, una regola da rivedere) c’è l’assistenza a chiamata: 10 ore a 750 €, oppure 80 € l’ora. Se dall’aula esce un flusso che vale la pena costruire, il passo dopo è il pilota a prezzo fisso, 890 €.

Esempio dimostrativo: dodici persone e Microsoft 365

Esempio dimostrativo — Immagina un’azienda commerciale di dodici persone: quattro in ufficio commerciale, tre in amministrazione, il resto tra magazzino e direzione. Hanno Microsoft 365 da anni, il fornitore IT ha proposto Copilot e il titolare ha comprato sei licenze «per provare». Dopo quattro mesi le usano in due, e un commerciale incolla le offerte dei concorrenti nel ChatGPT personale per farsele riassumere.

Nella telefonata decidiamo di tenere Copilot, che sta dentro gli strumenti che già usano. Nel pannello escludo le conversazioni dall’addestramento, limito la lettura ai siti SharePoint di commerciale e amministrazione, sposto le sei licenze su chi scrive di più. Casi d’uso del commerciale: riassunto delle catene di email con i clienti, prima bozza delle offerte da listino e richiesta, verbale della riunione settimanale. Amministrazione: risposta alle richieste di documenti, confronto tra due versioni di un contratto, spiegazione in italiano semplice di una circolare.

Nelle regole scritte, tre righe contano più delle altre: non si incollano dati dei dipendenti e listini dei fornitori in strumenti fuori dal pannello aziendale; ogni offerta generata la firma chi la manda; l’account personale di ChatGPT non si usa per lavoro. A 30 giorni il pannello dice che cinque persone su sei usano Copilot ogni settimana, soprattutto per email e offerte; una licenza passa al magazzino per le istruzioni ai corrieri. (Esempio, non un caso reale.)

Quando non conviene

• Se siete in tre e vi parlate a voce tutto il giorno, una lezione individuale con il titolare costa meno e basta.
• Se il problema è un processo preciso che ricopiate a mano (ordini, preventivi, solleciti), non serve adottare uno strumento generalista: serve un flusso, e si parte dal pilota.
• Se nessuno in azienda è disposto a tenere d’occhio l’uso dopo il mese, la configurazione regge ma l’adozione si spegne: meglio rimandare.
• Se il bisogno principale è la formazione documentata per l’art. 4 dell’AI Act, il servizio giusto è l’alfabetizzazione documentata, che include policy, registro e attestati.
• Se i dati non possono uscire dall’azienda per contratto, Copilot e Gemini restano strumenti cloud: il discorso diventa quello dell’AI locale.

Da dove si parte

Scrivimi su WhatsApp, o mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it, con tre cose: quale suite usate (Microsoft 365 o Google Workspace), quante persone siete, e cosa fa oggi ciascun reparto con l’AI, account personali inclusi. Il primo confronto è gratuito: mezz’ora al telefono per dirti se ha senso e fissare la data. Gli altri formati sono nella pagina della formazione AI applicata.