Formazione AI per studi professionali: documenti, privacy e informativa ai clienti

Lo studio usa già l’AI, solo che nessuno l’ha deciso

In uno studio professionale l’AI entra dalla porta di servizio: un collaboratore riassume una circolare con ChatGPT, un praticante fa tradurre un contratto a Gemini, il titolare prova Copilot perché è arrivato con Microsoft 365. Nessuno l’ha deciso, nessuno ha scritto una regola, e dentro quei prompt ci sono nomi di clienti, bilanci, cause in corso.

Il titolare se ne accorge di solito in uno di questi tre momenti: l’Ordine organizza un corso (a Verona, nel febbraio 2025, oltre 600 professionisti si sono iscritti a quello di ODCEC e Ordine degli Avvocati, fonte Giornale Adige); un cliente chiede «ma voi usate l’AI sulle mie pratiche?»; oppure una bozza con un riferimento normativo inventato stava per uscire con la firma dello studio.

C’è anche la legge. La legge 23 settembre 2025 n. 132, in vigore dal 10 ottobre 2025, dice che chi usa l’AI deve avere competenze adeguate e che i professionisti intellettuali devono informare i clienti sull’uso di sistemi AI nella prestazione. L’AI Act, all’articolo 4, chiede misure di alfabetizzazione dal 2 febbraio 2025, attenuate dal Digital Omnibus del luglio 2026: resta l’obbligo di adottare misure, senza dover dimostrare un livello specifico. Non è qualcosa da cui difendersi con un attestato comprato online: è un motivo in più per imparare a usare l’AI sui documenti veri dello studio, con regole scritte.

Cosa porto in studio: mezza giornata o una giornata sui vostri documenti

La formazione la tengo io, in studio (Verona ed entro un’ora di strada) oppure online con lo schermo condiviso. Non è una lezione sulle slide: si lavora su circolari, bozze, atti e pratiche dello studio, anonimizzati dove serve. Il programma lo costruisco con il titolare in una telefonata prima della data; la spina dorsale è questa:

• Quali strumenti e dove vanno i dati. ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot: cosa fanno con quello che incollate, quali impostazioni spegnere, quando conviene un modello che gira in locale sul computer dello studio (ne scrivo in AI locale: i dati restano in azienda).
• Procedure per il lavoro di tutti i giorni. Riassunti di circolari e sentenze, bozze di risposta ai clienti, ricerche con verifica delle fonti. Ogni procedura esce scritta: chi la fa, con quale strumento, cosa controlla prima di usare il risultato.
• Cosa non si fa con i dati dei clienti. Regole in italiano semplice, che un praticante capisce il primo giorno.
• Il testo dell’informativa ai clienti prevista dalla L. 132/2025: una bozza, scritta insieme, da far validare al vostro legale o al consulente privacy prima dell’uso.
• La policy interna e il registro degli strumenti AI in uso: nome, fornitore, dati trattati, responsabile.

Con la mezza giornata (4 ore) si coprono strumenti, dati e procedure. Con la giornata intera (8 ore) si aggiunge il pomeriggio su privacy, informativa e policy, provando tutto sulle pratiche vere. Si esce con i file, non con un ricordo.

Dentro il prezzo c’è questo, fuori c’è quest’altro

Incluso:

• telefonata di preparazione con il titolare (30 minuti per la mezza giornata, un’ora per la giornata);
• fino a 8 persone in aula;
• procedure scritte, bozza dell’informativa, policy e registro degli strumenti in formato modificabile;
• scheda riassuntiva in PDF per chi era assente;
• registrazione, quando la formazione è online.

Escluso:

• il parere legale: la bozza dell’informativa e la policy le scrivo in italiano chiaro, ma la validazione spetta a un avvocato o al consulente privacy dello studio;
• le licenze degli strumenti (ChatGPT Team, Copilot, Gemini per Workspace) e la DPIA;
• lo sviluppo di automazioni sui flussi dello studio: è un lavoro a parte, che inizia dal pilota a prezzo fisso e che descrivo in AI e automazione per commercialisti.

Prima di fissare la data mi servono tre cose

1. Chi c’è in aula e cosa fa. Il programma cambia se in sala ci sono solo professionisti o anche chi gestisce agenda e posta.
2. Cinque o sei documenti tipo, anonimizzati. Una circolare, una richiesta di un cliente con la risposta che avete dato, un contratto o una pratica ricorrente. Ci si lavora sopra davvero.
3. Cosa usate già. Quali strumenti, con quali account (personali o dello studio), e se c’è Microsoft 365 o Google Workspace. Se non usate nulla, si parte da zero e si scelgono gli strumenti insieme.

Serve una stanza con uno schermo e una connessione decente, e ognuno con il proprio computer: le procedure si provano sulla propria postazione, altrimenti il lunedì dopo non le usa nessuno.

Quanto ci vuole e da cosa dipende

Dalla prima telefonata alla data in aula passano in genere due o tre settimane: il tempo di raccogliere i documenti e di scegliere un giorno in cui lo studio non è sotto scadenza (mai la settimana di una liquidazione IVA). Il materiale scritto lo consegno entro cinque giorni lavorativi.

Le dipendenze sono due: i documenti anonimizzati devono arrivare almeno una settimana prima, altrimenti si lavora su esempi generici; e se lo studio vuole account propri invece di quelli personali, le licenze vanno attivate prima della data, altrimenti si lavora sulle versioni gratuite e si migra dopo.

900 € o 1.600 €, e dopo la giornata niente canone

La mezza giornata (4 ore, fino a 8 persone) costa 900 €; la giornata intera (8 ore, fino a 8 persone) 1.600 €. Cifre più IVA, trasferta esclusa oltre un’ora di strada da Verona. La formazione si salda a fine giornata con fattura; il primo confronto telefonico è gratuito.

Dopo non c’è nessun abbonamento. Se tra tre mesi cambia uno strumento, arriva un decreto attuativo della L. 132/2025 o serve una procedura nuova, si usa l’assistenza a chiamata a blocchi di ore: 10 ore a 750 €, oppure 80 € l’ora a consumo. Per il titolare che vuole approfondire da solo ci sono le lezioni individuali a 100 € l’ora; per il solo documento, la policy AI con registro costa 600 €. Con dipendenti in organico, la formazione può rientrare nei fondi interprofessionali: guida alla formazione AI finanziata.

Esempio dimostrativo: uno studio commercialista di sette persone

Esempio dimostrativo — Immagina uno studio con due titolari, tre collaboratori e due persone in segreteria, giornata intera. Al mattino si parte dalle circolari: tre strumenti sullo stesso documento, si vede dove il riassunto è affidabile e dove inventa, si scrive la procedura «riassunto con verifica dei riferimenti». Poi le bozze di risposta ai clienti, con il tono dello studio e il divieto di incollare i dati identificativi.

Il pomeriggio è su privacy e informativa. Si guarda dove finiscono i dati con gli account personali, si spengono le impostazioni sbagliate, si decide che i bilanci non vanno in un servizio cloud senza anonimizzazione (o solo in un modello locale), si scrivono la bozza dell’informativa e una policy di una pagina. Il registro degli strumenti ha quattro righe. Chi esce dalla stanza sa quale strumento usare per cosa e ha i file per farlo (esempio, non un caso reale).

Quando non ha senso chiamarmi

• Se lo studio vuole solo un attestato da mettere in cartella per l’AI Act: la norma non chiede una certificazione, e quattro ore in cui nessuno impara nulla sono soldi buttati. Se l’esigenza è documentare le misure adottate, il formato giusto è l’alfabetizzazione AI documentata.
• Se serve un parere legale sull’uso dell’AI nella professione o sulle responsabilità: non sono un avvocato, e lo dico prima di prendere l’incarico.
• Se in studio nessuno avrà tempo di provare gli strumenti nelle due settimane successive: la formazione dà procedure, le abitudini le fa chi le usa.
• Se il problema è un flusso ripetitivo (solleciti di documenti, controllo delle pratiche) più che le competenze: il primo passo è un pilota, non un’aula. Ne scrivo in flussi ripetitivi automatizzabili negli studi.

Una cosa resta a carico dello studio in ogni caso: il controllo di ogni testo prodotto con l’AI prima che esca con la firma dello studio, e la responsabilità professionale. Nessuna procedura la sposta.

Come si parte: un messaggio con due informazioni

Scrivimi su WhatsApp o mandami un’email a info@cangrandeai.it con due informazioni: quante persone siete e quali strumenti usate oggi (anche «nessuno, ma la segretaria usa ChatGPT dal telefono» va bene). Ti richiamo per il primo confronto, gratuito, e da lì si fissa la data. Gli altri formati sono in Formazione AI applicata in azienda; sull’informativa ai clienti c’è la guida alla Legge 132/2025 per i professionisti.