Checklist: la tua azienda è pronta per un pilota di automazione?

Come si usa questo quiz

Scegli un processo solo, quello che ti viene in mente quando pensi «questa cosa la facciamo sempre a mano». Rispondi sì o no di getto: se devi pensarci più di dieci secondi, è no. Ogni sì vale un punto; in fondo trovi come leggere il totale.

Sono le stesse domande che mi faccio io prima di accettare un pilota a prezzo fisso: se il processo non le passa, non parto.

Le dodici domande

Volume e ripetizione

1. Succede almeno una volta al giorno lavorativo? Un processo settimanale raramente ripaga un pilota; uno quotidiano quasi sempre.
2. Chi lo fa ci passa più di due ore a settimana in totale? Sotto, il risparmio non copre il costo di partenza.
3. Il 70% dei casi si gestisce sempre nello stesso modo? Le eccezioni restano alle persone; l’automazione vive sui casi uguali.
4. Sai descrivere i passaggi a voce in due minuti, senza «dipende»? Se non lo spieghi a un collega nuovo, non lo spiego a un programma.

Dati e programmi

5. Quello che entra nel processo arriva già in formato digitale? Email, PDF, WhatsApp, righe di un gestionale: sì. Fogli scritti a mano, telefonate senza traccia: no.
6. Quello che esce va a finire in un programma preciso? Il gestionale, un foglio condiviso, una risposta via email. Se il risultato è «lo sa Marta», è no.
7. Hai le credenziali dei programmi coinvolti, o puoi creare un’utenza dedicata in un giorno? Un gestionale senza accesso amministratore blocca tutto.
8. Puoi mettere insieme dieci-venti esempi reali entro una settimana? Servono per costruire e per misurare; senza esempi veri non esiste criterio.

Persone e controllo

9. C’è una persona che, per un mese, guarda le uscite dieci minuti al giorno? Se nessuno ha quei dieci minuti, il pilota non si può valutare.
10. Chi fa oggi il processo è d’accordo a cambiarlo? Un pilota costruito contro chi lo userà finisce spento in un cassetto.
11. Il titolare, o chi decide, risponde alle domande entro due giorni? Il calendario di un pilota si allunga quasi sempre per questo, non per la tecnica.

Misura

12. Sai completare la frase «il pilota è riuscito se…» con un numero e una data? Per esempio «il preventivo esce in dieci minuti invece che in un’ora, su venti richieste di fila». Se non ci riesci, ho scritto una guida sul criterio di successo.

Il punteggio

• 10-12 sì: il processo è pronto. Il passo giusto è il pilota a prezzo fisso, 890 € + IVA, con il criterio della domanda 12 scritto nero su bianco prima di partire.
• 6-9 sì: pronto a metà. Guarda dove stanno i no: tra le domande 5-8 (dati e programmi) è preparazione che fai in due-quattro settimane senza di me; tra le 9-11 (persone) serve una decisione tua prima di spendere un euro. Se hai più processi candidati, l’audit dei processi automatizzabili li mette in fila per ore, rischio e costo: 490 € + IVA, scalati dal primo pilota.
• 0-5 sì: non è pronto, e saperlo prima di spendere è un buon risultato. Due strade oneste: la formazione sul tuo lavoro, per capire con le tue mani cosa l’AI fa e cosa no, oppure niente. Un processo mensile, con dati sparsi e nessuno che controlla, si fa meglio a mano.

Versione ancora più veloce, con il risultato calcolato al volo per settore: il test in otto domande, due minuti, senza registrazione.

Cosa dice davvero la fonte

Le domande 5 e 6 sui dati digitali non sono un pallino mio. Secondo l’Istat, «Imprese e ICT 2025» (15 dicembre 2025), tra le imprese con almeno dieci addetti che usano l’AI l’impiego più diffuso è l’estrazione di informazioni da documenti, al 70,8%. Chi automatizza parte quasi sempre da documenti già digitali: PDF, email, fogli. Se il tuo processo vive su carta o al telefono, la strada è più lunga.

Sulle domande 9-11 pesa un altro dato: Unioncamere-Dintec (17 settembre 2026) scrive che «almeno sei imprese su dieci» tra quelle interessate all’AI rinunciano per mancanza di competenze. Non di soldi o di tecnologia: di persone che sappiano controllare e decidere. Per questo prima insegno l’AI sul tuo lavoro e poi costruisco il flusso.

Cosa cambia in pratica per una PMI o uno studio

Per uno studio professionale i no arrivano di solito alle domande 3 e 12: i casi sembrano tutti diversi e «riuscito» è difficile da misurare. Il trucco è restringere: non «gestire le pratiche», ma «sollecitare i documenti mancanti prima della scadenza». Così i sì diventano dieci in fretta.

Per una manifattura o un ufficio commerciale i no stanno più spesso alle domande 7 e 11: gestionale chiuso, fornitore del software che non risponde, titolare in produzione. Il tempo si perde sugli accessi, non sulla tecnica: crea l’utenza dedicata prima di chiamare chiunque, me compreso.

In entrambi i casi decide la domanda 9: un flusso che nessuno guarda per il primo mese non è un’automazione, è un rischio che nessuno ha scelto.

Cosa faccio io

• Con 10 sì o più: il pilota a prezzo fisso, 890 € + IVA. Un flusso, criterio scritto prima, messa a punto inclusa, codice e accessi consegnati, niente canone.
• Con 6-9 sì e più processi candidati: l’audit dei processi automatizzabili, mezza giornata in azienda più rapporto scritto, 490 € + IVA, scalati dal primo pilota.
• Con pochi sì: la mezza giornata di formazione in azienda, 900 € + IVA fino a 8 persone, sul vostro processo con i vostri documenti. Se il quiz resta sotto i 6, te lo dico e non ti vendo nulla.
• Se i no sono sui documenti (domande 5 e 8): ho scritto come preparare i documenti aziendali per un assistente AI, da fare da soli prima di partire.

Errori da evitare

• Rispondere sì «perché in teoria si potrebbe». La domanda 7 chiede se hai le credenziali oggi, non se il fornitore del gestionale potrebbe dartele.
• Scegliere il processo più irritante invece del più pronto. Un processo a 11 sì che ti costa due ore a settimana vale più di uno a 6 sì che te ne costa dieci: il primo pilota serve a imparare a lavorare insieme.
• Partire senza la persona della domanda 9. «Lo guardiamo tutti» vuol dire nessuno. Un nome, dieci minuti al giorno, un mese.
• Confondere il criterio con un desiderio. «Lavorare meglio» non è un criterio; «venti ordini di fila inseriti nel gestionale senza correzioni» sì.
• Fare il quiz una volta sola. I no delle domande 5-8 si sistemano in poche settimane: rifallo dopo e confronta i punteggi.

Come si parte

Con 10 sì o più, scrivimi su WhatsApp con il nome del processo e la frase della domanda 12, oppure mandami un esempio via email a info@cangrandeai.it: una richiesta di preventivo, un ordine, un PDF tipico, anonimizzati se contengono dati di terzi. Ti rispondo se accetto il pilota e con quale criterio. Con un punteggio più basso scrivimi lo stesso, con i tuoi no: il primo confronto è gratuito e a volte finisce con «aspetta un mese», che è un consiglio onesto quanto un preventivo.